Как добиться повышения производительности в бухгалтерии, часть 1

Хотите, я расскажу вам одну историю?

Приходит однажды ко мне наш главный бухгалтер согласовывать зарплаты и так издалека начинает разговор за премии.  Мол, девочки и работают с утра до ночи, и головы не поднимают, и на обед не ходят, и отчетность у нас в порядке, и от аудитора нашего нарекания нет. И естественно, как водится, премии начинает предлагать побольше, “с запасом”, чтобы на поменьше, но точно я согласился.

И я, согласно правилам игры, включаю старую волынку, что а давайте кого-то сократим, потому что много людей у вас в отделе, и объем работы у вас упал, и я не понимаю, чем вы конкретно так загружены… и в общем, мне не понятно, какие именно были “трудовые подвиги”, которые я действительно готов премировать.

И в этот момент я задумался, а как, правда, оценивать труд бухгалтеров и их результаты?

Да, традиционно считается, что ЦКП (центральный конечный продукт), который метафорично выдает бухгалтер, — этот вовремя сданная отчетность, правильно рассчитанные и уплаченные налоги и отсутствие претензий со стороны налоговых органов.

Но привязывать премии только к нему — нереально, потому что премии тогда можно будет выплачивать только раз в год или в три. А самое негативное — нельзя контролировать сотрудника только раз в год, особенно если он еще может уволиться и на его место придет новый.

И как второе важное следствие — как оптимизировать, улучшать и упрощать их работу в итоге?

Основная проблема работы с бухгалтерией заключается в том, что трудно понять, чем они занимаются, а затем определить, на что конкретно уходит время. Потому что даже сами бухи не могут однозначно сказать, на какую организацию сколько уходит времени.

Зная, сколько времени занимает ввод первички, можно принять решение, нанимать помощницу именно на этот участок или нет. Зная, сколько времени уходит на каждую организацию или на определенные участки работы бухгалтерии (например, вбитие гсм листов, авансовых отчетов, расчета зарплат и прочее), можно планировать нагрузку на каждого бухгалтера.

Не зная таких данных, мне сложно принимать решение — расширять штат бухгалтерии или нет, бездельничают мои текущие сотрудники или нет.
Например, стоит ли вкладывать две месячные зарплаты помощника бухгалтера за программирование доработки 1С для автоматического расчета и формирования путевых листов или нет? Зависит от того, сколько оплачиваемого времени тратит бухгалтер каждый месяц на ручное вбитие этих данных.

Итак, я поделюсь решением, которое я использовал. Не утверждаю, что оно идеально, и поэтому, если есть мысль, как его можно улучшить или вообще сделать по-другому, то предлагаю обсудить в комментариях.

Простой опрос.
Во-первых, я просто опросил наших дам, что именно они делают, и сколько примерно времени у них занимает каждая операция. Далее, простой математический подсчет. Но тут сразу были комментарии, что кроме таких типовых операций (которые вспомнили “по памяти”), есть еще куча мелких и срочных не учитываемых дел, которые также занимают рабочее время. И из-за которых в основном и случаются авралы.

Наблюдатель с таймером.
Во-вторых, можно было бы постоять над душой с таймером и самому посмотреть, сколько оно займет времени. Но от этой идеи я отказался, потому что меня самого бесит, когда кто-то стоит над душой, а также стоит учитывать временной фактор — в разное время нагрузка разная, есть спокойные месяцы, а есть авральные месяцы, когда надо годовой отчет сдать, например. А весь год стоять не будешь над душой.

Поставить программу тайм-трекинга.
В-третьих, мне понравился вариант перенести опыт из работы с программистами — они все используют программы тайм-трекинга, и учитывают потраченное на каждую задачу время. То есть, у каждой задачи есть плановое и фактическое время, и к этому привязана оплата их труда.
В итоге я решил попробовать и бухгалтерам поставить программу тайм-трекинга.
Какие тут могли быть сложности:
— не будут использовать,
— не будут переключаться,
— будут обманывать, подтасовывая данные, и я не получу достоверные цифры.

Как я их решал.
На вопрос: “Зачем?!” — я ответил просто: “Вы каждый месяц хотите получать премии. А я не бухгалтер, и оценить объем Вашей работы не могу. И значит не могу премии вам выписывать. А вот будут у меня данные — то точно смогу видеть передовиков производства и смогу легко принимать решения по премиям”.

Будут искажать данные или не будут просто отмечать организации для работы: “У нас одни бухи перегружены, а другие — не догружены. Вы сами говорите, что не успеваете и не добавлять новые организации или ИП. И ожидаете, что за такую добавку будет доплата. Я смогу видеть, кто над какой организацией сколько работал.

  • Работает очень долго — то есть, не отметили — значит работает не эффективно, и не знает, как работать. Значит увольнять.
  • Работает очень быстро, то есть, в конце месяца просто проотмечала, — значит весь месяц был свободен — значит можно еще нагрузить — и только попробуйте не справиться.
  • А также у меня будет статистика: над примерно одним и тем же объемом я ожидаю что вы будете работать плюс -минус одинаково. А если будут сильные расхождения — то я это так же увижу.”

Должен отметить, что у нас достаточно хорошие отношения в коллективе, и в каком-то другом эти аргументы были бы не уместны.

Я также уверен, если меня читают бухгалтеры, то какая-то часть тут же будет писать: “Да я бы послала тут же такого руководителя”. Ну так вы, громкие мои, идите пошлите своего текущего руководителя, а потом самоутверждайте свое великое достоинство в интернете.

Примеры, что дал тайм-трекинг.

Вот скриншот работы за день, можно посмотреть, кто «передовик производства».

Как добиться повышения производительности в бухгалтерии, часть 1

Вот скриншот работы по проекту, можно делать примерную оценку, сколько ушло времени (а, значит, и сил) на ту или иную организацию. Тут и далее обрезал часть, потому что при полной простыне неудобно смотреть.

Как добиться повышения производительности в бухгалтерии, часть 1

Следующий скриншот показывает время по людям за месяц — позволяет оценить, кто чем был занят в течение месяца и на что в основном уходило время.

Как добиться повышения производительности в бухгалтерии, часть 1

Выводы.

Все это помогло, и в результате я получил примерную статистику, сколько времени требует тот или иной фронт работы. Примерную — потому что все равно надо делать скидку на разную скорость работы, разный опыт, разные сопутствующие задачи и прочее.

В частности, я увидел, что вести ИП — “бывшего” сотрудника — это примерно 2-3 дня рабочего времени в месяц надо. А вот принципиального отличия по времени 6 или 10 ИПешников вести — нету, за счет типовых операций и некоторой оптимизации процесса.

Мне оказалось полезным внедрить сервис электронного документооборота, а также сервис сканирования, распознавания первичной документации и автоматического создания соответствующих проводок в 1С. О них я могу отдельно подробнее написать.

Оказалось, существенно сэкономит время, если написать макрос для генерации путевых листов для 1С.

Однако оказалось ошибочным брать при наших объемах отдельного человека на расчет зарплат — данную задачу распределили между двумя бухами, которые по времени имели “окна”, и им поставили отдельную премию за этот фронт работы.

А какие у вас встречались идеи, как упростить жизнь бухгалтерии? 🙂

comments powered by HyperComments